TravelXpense - digitalisiert Ihren Reisekostenprozess

TravelXpense beschleunigt und vereinfacht den Reisekostenprozess
durch die Digitalisierung aller Daten - vom Reiseantrag
bis hin zur Daten-Übergabe
per Schnittstelle an die
Buchhaltungssoftware.

TravelXpense unterstützt Geschäftsreisende durch mobile Datenerfassung

Mit TravelXpense pflegen Sie Ihre Reisedaten. Nicht nur im Büro,
sondern wann immer sie die Zeit dazu
haben, z. B. im Stau,
in der Wartehalle
oder im Zug.

TravelXpense ist einfach zu handhaben und erleichtert die Dateneingabe

TravelXpense unterstützt smartes
Arbeiten, zum Beispiel mit
intelligenten Vorgabewerten
und tagesaktuellen
Währungskursen.

TravelXpense spart Zeit, Aufwand und Kosten.

acceptIT TravelXpense unterstützt den Reisekostenprozess
durchgängig über alle Bearbeitunggschritte.
Das spart Zeit, Aufwand
und Kosten.

Partnerschaftliches Agieren steht im Vordergrund

acceptIT versteht sich als Partner des Kunden und legt besonderen
Wert auf eine optimale Integration, verlässliche
Technologiesicherheit und den schnellen
Return on Investment (ROI)
beim Kunden.

TravelXpense - Digitalisiert Ihren Reisekostenprozess

TravelXpense beschleunigt und vereinfacht den Reisekostenprozess durch die Digitalisierung aller Daten - vom Reiseantrag bis hin zur Übergabe der digitalen Daten per Schnittstelle an die Buchhaltungssoftware. TravelXpense erleichtert die Dateneingabe, prüft und berechnet Pauschalen und bildet sicher das deutsche Reisekostenrecht ab. Für eine zusätzliche Entlastung der Mitarbeiter sorgt TravelXpense durch integrierte Genehmigungs- und Benachrichtigungsverfahren.

Kostentreiber bei der Reisekostenabrechnung

Die Abrechnung von Reisekosten ist ein komplexer, abteilungsübergreifender Prozess. Die Beantragung, Genehmigung, Abrechnung und Verbuchung der Geschäftsreisen kostet viel Zeit und Personal. Die „klassischen“ Kostentreiber und Fehlerquellen in dem Prozess sind:

  • Fehlende Transparenz (Bearbeitungsstatus? Fehlen Daten? Wer genehmigt? Wer bearbeitet?)
  • Ungestützte manuelle Eingaben (Excel-Tabellen!)
  • Keine Plausibilitätsprüfungen
  • Ungenügender Support von Fremdwährungen (Umrechnung per Taschenrechner!)
  • Fehlendes Genehmigungsverfahren
  • Schnittstellen fehlen (Mehrfache Eingaben der gleichen Daten an unterschiedlichen Stellen!)

TravelXpense unterstützt den gesamten Vorgang der Reisekostenabrechnung. Alle relevanten Parameter werden berücksichtigt: Mitarbeiter, Vorgesetzte, Prüfstellen sowie Finanz- und Lohnbuchhaltung sind feste Größen. Belegarten und Konten sind vordefiniert, können aber auch überschrieben werden. Für Transparenz und Aktualität werden die Daten in einer Datenbank abgelegt – über Zugriffsrechte wird vorher definiert, wer welche Daten einsehen kann. Mitarbeiter sehen grundsätzlich nur ihre eigenen Daten, Vorgesetzte alle Daten, die sie genehmigen sollen. Wie der Workflow im Detail aussieht, können Sie ganz einfach für Ihr Unternehmen konfigurieren. Besonders interessant für alle Mitarbeiter, die viel reisen: Die Datenerfassung kann sogar mobil erfolgen.

TravelXpense berücksichtigt alle aktuellen gesetzlichen Vorschriften und Regelungen, z. B. Zeitvorgaben, Pauschalen, Regelungen zu Kilometergeld, Erstattung von Mahlzeiten, länderspezifische Regelungen u.v.m. Im Rahmen eines Wartungsvertrages werden alle diese Vorschriften aktualisiert – Sie sind dann immer auf dem neuesten Stand.

Das bringt TravelXpense für Sie

  • Aktualität
    kontinuierliche Anpassungen gemäß den gesetzlichen Bestimmungen zur Reisekostenabrechnung
  • Standortunabhängiges Arbeiten
    Bedienung und Administration per IBM Notes Client oder Browser
  • Mitarbeiterentlastung
    Reduktion von administrativen Tätigkeiten für IT, Buchhaltung und den reisenden Mitarbeiter
  • Transparenz
    Aktueller Stand der Bearbeitung ist jederzeit (für alle Berechtigten) einsehbar und nachvollziehbar
  • Vereinfachung
    Einfache Handhabung und erleichterte Dateneingabe durch vorausgefüllte Felder, Auswahllisten und automatische Berechnungen.
  • Digitalisierung
    Dezentrale Erfassung der Daten und Weitergabe per Exportschnittstellen - Vermeidung von Mehrfacheingaben, Papierformularen oder Tabellen.
  • Beschleunigung
    Unterbrechungsfrei digitaler Workflow mit automatischen Benachrichtigungen und Anstoßen der nächsten Bearbeitungsschritte
  • Kostenersparnis
    durch Entlastung aller beteiligten Mitarbeiter und Straffung des Reisekostenprozesses