TravelXpense beschleunigt und vereinfacht den Reisekostenprozess

Durch die Digitalisierung aller Daten - vom Reiseantrag bis hin
zur Daten-Übergabe an die Buchhaltungssoftware -
sorgt TravelXpense für eine schnelle
und reibungslose Bearbeitung
der Reisekostenabrechnungen.

Mit TravelXpense unterwegs mobil Daten erfassen... per Web oder App

Mit TravelXpense pflegen Sie Ihre Reisedaten wann immer sie die Zeit dazu
haben, z. B. im Stau, in der Wartehalle, im Hotel oder
im Zug.

TravelXpense ist einfach zu handhaben und erleichtert die Dateneingabe

TravelXpense unterstützt smartes
Arbeiten, zum Beispiel mit
intelligenten Vorgabewerten
und tagesaktuellen
Währungskursen.

Reisekostenabrechnung mit TravelXpense rechnet sich

acceptIT TravelXpense unterstützt den Reisekostenprozess durchgängig.
Reisedaten und Belege lassen sich viel schneller erfassen und zuordnen.
Nächste Bearbeiter (zum Beispiel zu Prüfung oder Genehmigung)
benachrichtigt TravelXpense automatisch. Das spart
Zeit, Aufwände und Geld.

acceptIT: Business Applikationen und IT-Dienstleistungen für mittelständische Unternehmen

mit speziellem Fokus auf Kommunikation und Zusammenarbeit.
TravelXpense ist das Ergebnis langjähriger
Projekterfahrung und tiefem Know-how
über optimal integrierte Lösungungen
für durchgängig digitale
Geschäftsprozesse.

 

TravelXpense - digitalisieren Sie Ihren Reisekostenprozess!

TravelXpense beschleunigt und vereinfacht den Reisekostenprozess durch die Digitalisierung aller Daten - vom Reiseantrag bis hin zur Übergabe der digitalen Daten per Schnittstelle an die Buchhaltungssoftware. TravelXpense erleichtert die Dateneingabe, prüft und berechnet Pauschalen und bildet sicher das deutsche Reisekostenrecht ab. Für eine zusätzliche Entlastung der Mitarbeiter sorgt TravelXpense durch integrierte Genehmigungs- und Benachrichtigungsverfahren.

TravelXpense unterstützt abteilungsübergreifend den gesamten Vorgang der Reisekostenabrechnung

TravelXpense berücksicht bei der Erfassung von Reisepositionen und Auslagen alles relevanten Parameter: Mitarbeiter, Vorgesetzte, Stellvertreter, Prüfstellen sowie Finanz- und Lohnbuchhaltung sind feste Größen. Belegarten und Konten sind in TravelXpense vordefinert, so dass Sie die Software direkt "out-of-the-Box" produktiv nutzen können. Sie können TravelXpense aber auch in weiten Teilen unternehmenspezifisch angepassen, so beispielsweise Belegarten, Pauschalen und Konsten. Besonders interessant ist dabei, dass TravelXpense individuelle Anpassungen bei voller Upgrade-Fähigkeit ermöglicht.

TravelXpense bringt Transparenz in die Reisekostenabrechnung

Für Transparenz und Aktualität werden die Daten in einer Datenbank abgelegt – über Zugriffsrechte wird vorher definiert, wer welche Daten einsehen kann. Mitarbeiter sehen grundsätzlich nur ihre eigenen Daten, Vorgesetzte alle Daten, die sie genehmigen sollen. Wie der Workflow im Detail aussieht, können Sie ganz einfach für Ihr Unternehmen konfigurieren. Besonders interessant für alle Mitarbeiter, die viel reisen: Die Datenerfassung kann sogar mobil erfolgen.

TravelXpense entspricht den aktuellen Bestimmungen von Reisekosten und Reisekostenvergütungen

TravelXpense berücksichtigt alle aktuellen gesetzlichen Vorschriften und Regelungen, z. B. Zeitvorgaben, Pauschalen, Regelungen zu Kilometergeld, Erstattung von Mahlzeiten, länderspezifische Regelungen u.v.m. Im Rahmen eines Wartungsvertrages werden alle diese Vorschriften aktualisiert – Sie sind dann immer auf dem neuesten Stand.

 

Profitieren Sie mit TravelXpense von diesen Vorteilen!

  • Software, die das aktuelle deutsche Reisekostenrecht abbildet
    kontinuierliche Anpassungen gemäß den gesetzlichen Bestimmungen zur Reisekostenabrechnung
  • App zur Erfassung von Positionen und Auslagen
    TravelXpense Mobile ermöglicht die schnelle Dateneingabe und die Zuordnung von Belegen per Foto
  • Standortunabhängiges Arbeiten
    Bedienung und Administration per IBM Notes Client oder Browser, Datenerfassung per mobile App
  • Effiziente Entlastung aller Mitarbeiter
    Reduktion von administrativen Tätigkeiten für IT, Buchhaltung und den reisenden Mitarbeiter
  • Transparente und nachvollziehbare Abläufe 
    Aktueller Stand der Bearbeitung ist jederzeit (für alle Berechtigten) einsehbar und nachvollziehbar
  • Deutliche Vereinfachung bei der Dateneingabe 
    Einfache Handhabung und erleichterte Dateneingabe durch vorausgefüllte Felder, Auswahllisten und automatische Berechnungen
  • Durchgehende Digitalisierung ohne Mehrfacherfassung
    Dezentrale Erfassung der Daten und Weitergabe per Exportschnittstellen - Vermeidung von Mehrfacheingaben, Papierformularen oder Tabellen.
  • Beschleunigung
    Unterbrechungsfrei digitaler Workflow mit automatischen Benachrichtigungen und Anstoßen der nächsten Bearbeitungsschritte
  • Kostenreduktion
    Alle Mitarbeiter werden zeitlich entlastet und der Reisekostenprozesses gestrafft.

TravelXpense beseitigt die typischen Fehlerquellen und Kostentreiber bei der Reisekostenabrechnung

Die Abrechnung von Reisekosten ist ein komplexer Prozess, in den mehrere Abteilungen eingebunden sind. Die Beantragung, Genehmigung, Abrechnung und Verbuchung der Geschäftsreisen kostet viel Zeit und Personal. Jede noch so kleine Verbesserung hat eine riesige Auswirkung, die sich auszahlt!  TravelXpense von acceptIT beseitigt die typischen Kostentreiber und Fehlerquellen bei der Beantragung und Abrechnung von Geschäftsreisen:

  • Fehlende Transparenz (Bearbeitungsstatus? Fehlen Daten? Wer genehmigt? Wer bearbeitet?)
  • Ungestützte manuelle Eingaben (Excel-Tabellen!)
  • Keine Plausibilitätsprüfungen
  • Ungenügender Support von Fremdwährungen (Umrechnung per Taschenrechner!)
  • Fehlendes Genehmigungsverfahren
  • Schnittstellen fehlen (Mehrfache Eingaben der gleichen Daten an unterschiedlichen Stellen!)
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