(News im Januar 2022) Das neue TravelXpense Release hat eine bessere Benutzerofberfläche und bietet mehr Komfort bei den Belegarten. Transparenz Im Reisekostenprozess ist nun auch rückblickend möglich: Durch die neue Archivierung der Abrechnungen.
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TravelXpense vereinfacht die Reisekostenabrechnung und unterstützt smartes Arbeiten über den gesamten Workflow. Für reisende Mitarbeiter, für verantwortliche Personaler und Buchhalter, für Vorgesetzte und Budget-Verantwortliche. Für alle.
Pressemitteilung vom 01.10.2014Der Verband der Metall- und Elektro-Industrie Nordrhein-Westfalen e.V., kurz METALL NRW, hat TravelXpense eingeführt und damit die Reisekostenabrechnung deutlich optimiert. Sämtliche Vorgänge sind nun durchgängig elektronisch abgebildet und gespeichert. Die Reisekostenabrechnung ist für alle beteiligten Mitarbeiter nun deutlich einfacher, schneller und transparenter geworden.
Der Verband METALL NRW hat rund 60 Mitarbeiter. Zwei Drittel davon sind für den Verband regelmäßig auf Reisen. Die Erfassung und Abrechnung der dadurch entstehenden Reisekosten erfolgte bei METALL NRW über ein eigenes IBM Notes-Formular. Dieses historisch gewachsene Formular wies einige Beschränkungen auf. So konnten Pauschalen nicht per Parameter geändert, sondern mussten immer wieder neu einprogrammiert werden. Außerdem konnten die Daten nicht dauerhaft gespeichert werden. Ebensowenig waren nachträgliche Berichtigungen oder Kontrollen mit der Inhouse-Lösung möglich.
Die nicht nur ärgerlichen, sondern zunehmend auch teuren Schwächen nahm METALL NRW schließlich zum Anlass, eine neue Lösung zu suchen. Gewünscht war eine deutlich flexiblere Software, die sich sehr gut in den Reisekostenworkflow integrieren lassen sollte. Die Wahl fiel auf TravelXpense von acceptIT.
Insgesamt sorgt die neue Lösung für mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit und ermöglicht eine einfache Korrektur fehlerhafter Abrechnungen. Mit TravelXpense können die Mitarbeiter nun eingescannte Belege direkt an die Vorgänge anhängen und abspeichern. Die Lösung verfügt außerdem über ein integriertes Berechtigungskonzept, das den Zugriff und die Bearbeitung der Daten steuert, und bietet Möglichkeiten der Datenauswertung.
Vor allem die Buchhaltung bei METALL NRW profitiert von TravelXpense. Lästiges Nachhaken bei fehlenden Daten und das mühsame Einsammeln und Ablegen von Papierbelegen ist ganz entfallen. Der Vorteil für die IT-Abteilung liegt auf der Hand: TravelXpense ist voll in IBM Notes/Domino integriert und kann per Parameter angepasst werden. Damit hat sich der Programmieraufwand deutlich verringert. Dass auch bei Rückfragen und unvollständigen oder fehlerhaften Abrechnungen schneller und transparenter agiert werden kann, hat schließlich alle Mitarbeiter restlos von TravelXpense überzeugt. ZUM ANWENDERBERICHT
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Quelle: Herz der Wirtschaft / Fotograf: Bernhard Moll
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METALL NRW ist der Zusammenschluss von 26 Arbeitgeberverbänden der Metall- und Elektro-Industrie (M+E-Industrie) in Nordrhein-Westfalen und mit rund 2.000 Unternehmen der bundesweit mitgliederstärkste Verband der deutschen M+E-Industrie.
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