TravelXpense 3.9 mit erweitertem Datenimport - Dateneingabe demnächst auch per App

Wenn es um einen transparenten, durchgängig digitalen Reisekostenprozess geht, ist TravelXpense ganz weit vorn. In der Version 3.9, die ab Januar 2018 zur Verfügung stehen wird, wurde der Leistungsumfang im Bereich des Datenimports erweitert. Ab Ende des ersten Quartals 2018 wird die Erfassung von Reisedaten, Auslagen und Belegen dann zusätzlich auch auf mobilen Endgeräten möglich sein: mit der TravelXpense App.

TravelXpense 3.9 enthält einen Import für Reisekostenpositionen, mit dem es nun möglich ist, Reisedaten aus Textdateien zu importieren und daraus neue Abrechnungen zu erzeugen. Die reisenden Mitarbeiter werden hierdurch spürbar entlastet, weil sie diese Daten nicht mehr selbst eingeben müssen. Ist beispielsweise bereits ein Zeiterfassungssystem für Außendienstmitarbeiter im Einsatz, kann die Buchhaltung eine daraus ausgeleitete Text-Datei direkt nach TravelXpense importieren. Über die eindeutige Zuordnung, z.B. per Personalnummer, werden in TravelXpense dann die entsprechenden Reisekostenpositionen automatisch erzeugt.

TravelXpense bietet ab Version 3.9 die Möglichkeit, im Bereich der Spesen individuelle Betriebsvereinbarungen abzubilden, die vom deutschen Reisekostenrecht abweichen. Es können nun auch konkrete Angaben zum An-/Abreisetage und zur Übernachtung getätigt werden. Der Spesen-Import wurde um diese individuell konfigurierbaren Länderpauschalen erweitert.

Ein weiterer Schwerpunkt bei TravelXpense 3.9. liegt im Bereich „Bewirtungskosten“: Sowohl die Eingabe als auch die Weiterbearbeitung von Bewirtungskosten gehen nun deutlich leichter von der Hand. Unternehmen können nun bestimmte Anlässe definieren, die dann als Auswahlliste konfiguriert werden, um dem Benutzer die Eingabe zu erleichtern. Auch die Möglichkeit, über vorkonfigurierte Anlässe bestimmte Teilnehmergruppen zur Pflichtangabe zu machen, unterstützt den Anwender beim korrekten Ausfüllen des Formulars.

Über die Konfiguration der Bewirtungskosten kann nun auch vorgeben werden, ob sich der Mitarbeiter, dem die Abrechnung zugeordnet ist, auch als Teilnehmer eintragen muss. Hat ein Mitarbeiter versehentlich Kosten als Bewirtungskostenabrechnung eingereicht, die nach dem Reisekostenrecht jedoch als Auslage gelten, hat die Buchhaltung nun die Möglichkeit, dies umzuwandeln, ohne dass der Mitarbeiter die Daten noch einmal neu eingeben muss.
TravelXpense App kommt in Q1/2018

Zum Endes des ersten Quartals 2018 wird acceptIT die TravelXpense App vorstellen, mit der Reisekosten, Auslagen und Belege dann auch per Smartphone oder Tablet in das System eingegeben werden können. Alle für die Eingabe benötigten Daten (Projekte, Belegarten, Pauschalen etc.) werden aus der TravelXpense Installation in die App übertragen. Die erfassten Daten können in bestehende Abrechnungen zu dem Monat hinzugefügt oder in einer neuen Abrechnung hinterlegt werden. Die TravelXpense App speichert die eingebebenen Daten lokal auf dem Gerät. Die Übertragung an die TravelXpense Installation stößt jeder Benutzer individuell per Knopfdruck an.